Grundlagen des Projektmanagements für Dummies
Grundlagen des Projektmanagements für Dummies
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1. Auflage 2019
© 2019 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim
Original English language edition © 2007 by Wiley Publishing, Inc All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translation published by arrangement with John Wiley and Sons, Inc.
Copyright der englischsprachigen Originalausgabe © 2007 by Wiley Publishing, Inc. Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form. Diese Übersetzung wird mit Genehmigung von John Wiley and Sons, Inc. publiziert.
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Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.
Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autor und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.
Coverfoto: Gajus / stock.adobe.com
Korrektur: Dr. Johanna Rupp, Walldorf
Print ISBN: 978-3-527-71613-5
ePub ISBN: 978-3-527-82373-4
Stanley E. Portny, Geschäftsführer der Stanley E. Portny and Associates, LLC, ist international anerkannter Experte in Sachen Projektmanagement und Projektleitung. In den letzten 30 Jahren hat er Seminare und Beratungen in den Bereichen Finanzen, Konsumgüter, Versicherungen, Pharmaprodukte, Informationstechnologien, Telekommunikation, Verteidigung und Gesundheitswesen für mehr als 120 öffentliche und private Einrichtungen durchgeführt. Er hat Schulungsprogramme für mehr als 30.000 Mitarbeiter und Führungskräfte im Bereich Ingenieurswesen, Vertrieb und Marketing, Forschung und Entwicklung, Informationssysteme, Produktion und Operations Research entwickelt und durchgeführt. Seine Trainingsprogramme schneidert er auf die Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen zu. Seine Seminare führt er in allen Bereichen des Projektmanagements, der Teambildung und der Projektleitung durch, bewertet den Stand des Unternehmens in Sachen Projektmanagement-Praktiken und entwickelt Planungs- und Kontrollsysteme und Kontrollabläufe. Zu seinen Kunden gehören ADP, ADT, American International Group, Burlington Northern Railroad, Hewlett Packard, Nabisco, Novartis Pharmaceuticals, Pitney Bowes, UPS, Vanguard Investment Companies und die Navy und Air Force der Vereinigten Staaten.
Portny wurde vom Project Management Institute als Project Management Professional (PMP) zertifiziert und erhielt sein Diplom der Elektrotechnik am Polytechnic Institute of Brooklyn. Er hat sowohl den Master-Abschluss in Elektrotechnik als auch das Diplom als Elektrotechniker des Massachusetts Institute of Technology erhalten. Darüber hinaus studierte er an der Alfred P. Sloan School of Management und der George Washington University National Law Center.
Britta Kremke, 1963 in Hamburg geboren, ist gelernte Bankkauffrau, hat am Institute of Linguists, London, ihr Diplom als Übersetzerin erworben und anschließend ihr Diplom in Betriebswirtschaft an der Fernuniversität Hagen. Nachdem sie mit ihrem Mann Carsten 1992 nach Mecklenburg-Vorpommern zog, um dort ein Seminarzentrum und eine Marketingagentur aufzubauen (www.kremke.de), arbeitete sie von 1999 bis 2008 freiberuflich als Projektmanagerin für verschiedene EU-geförderte Regionalentwicklungsprojekte. Im Jahr 2009 gründete sie gemeinsam mit ihrem Mann ein Groß- und Einzelhandelsunternehmen für exklusive Strickgarne. Sie betreibt Online-Shops in Frankreich (www.tes-leines.fr), Dänemark (www.garn.dk) und Deutschland (www.schmeichelgarne.de) und exportiert Garne in die ganze Welt, zum Beispiel Südkorea, USA, Russland, Japan, China und natürlich Europa.
Im Jahr 2018 war sie eine von deutschlandweit zwölf »Unternehmerinnen der Zukunft«, einem von BRIGITTE und AMAZON initiierten Projekt zum Thema »Digitalisierter Handel«.
Seit 1992 übersetzt Britta Kremke Bücher aus dem Englischen. In der … für Dummies-Reihe sind von ihr unter anderem bisher erschienen: Existenzgründung online für Dummies, Businessplan für Dummies, und Marathon-Training für Dummies.
Thomas Wuttke, PMP, PMI-RMP, PMI-ACP, CSM verantwortete für mehr als 15 Jahre kommerzielle und öffentliche Projekte, Großprojekte und Programme. Dabei sammelte er umfangreiche Erfahrung im Umfeld von Software-, Systemintegrations- und Organisationsänderungsvorhaben. In seinen Rollen als Linienvorgesetzter, Bereichsleiter, Geschäftsführer, AG-Vorstand und International Partner erfuhr er die Rechte und Pflichten eines Executive Sponsors, lernte aber auch die Notwendigkeit einer gesunden Projektmanagementkultur als Erfolgsfaktor für Organisationen kennen.
Er absolvierte 1996 sowohl die IPMA Level B Zertifizierung als auch die PMP® Zertifizierung und war damit einer der allerersten PMPs in Deutschland. Seit 1997 ist Wuttke intensiv in der Verbandsarbeit des PMI® engagiert: er ist Mitbegründer und langjähriger Präsident des PMI Chapter München, Vorstand im PMI Chapter Frankfurt und Director am Certification Board Center Board of Directors am PMI HQ in Philadelphia. Wuttke publizierte die deutsche Übersetzung der beiden ersten Ausgaben des PMBOK Guide in eigener Verantwortung
Im Jahr 2004 erschien sein Buch »Das PMP-Examen«, das bereits tausenden von Lesern in seiner nun 7. Auflage den Schrecken der Vorbereitung auf das PMP-Examen genommen hat.
Projekte gibt es schon seit Urzeiten: Noahs Bau der Arche, die Mona Lisa von Leonardo da Vinci, Edward Gibbons Verfall und Untergang des Römischen Imperiums oder die Entwicklung des Polio-Impfstoffs durch Jonas Salk – all das sind Projekte. Und wie Sie wissen, sind diese und viele andere ähnliche Projekte mit großem Erfolg zu Ende gebracht worden. (Na ja, zumindest die Endprodukte waren ein Riesenerfolg, auch wenn die zeitlichen und finanziellen Budgets hoffnungslos überzogen wurden.)
Warum also stößt das Thema Projektmanagement in der heutigen Zeit plötzlich auf so großes Interesse? Die Antwort ist ganz einfach. Das Publikum hat sich geändert und die Latte liegt höher.
Historisch gesehen, galten Projekte als riesige, technisch komplexe Vorhaben. Das erste Projekt, in dem moderne Projektmanagement-Techniken angewandt wurden, die Entwicklung eines Polar-U-Bootes, war ein technischer und administrativer Albtraum. Teams von Spezialisten wurden eingesetzt, um die zahllosen Forschungs-, Entwicklungs- und Produktionsaktivitäten zu planen und zu überwachen. Ganze Berge von Papier wurden produziert, um die knifflige Aufgabe zu dokumentieren. Man kam zu der Auffassung, dass Projektmanagement eine höchst technische Disziplin ist, die aus verwirrenden Übersichten und Grafiken besteht. Die Durchführung schien unverhältnismäßig zeitaufwändig und etwas für hoch qualifizierte Fachleute und auf jeden Fall jenseits der Fähigkeiten normaler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Natürlich findet man auch heute noch auf der ganzen Welt Hunderte komplexer und kniffliger Projekte, die von irgendwelchen Menschen erledigt werden müssen. Und der Bedarf an Menschen, die wissen, wie man diese Leistung plant und managt und die ihre berufliche Entwicklung ganz an dieser Aufgabe ausrichten, wächst ständig. Doch in den letzten 15 bis 20 Jahren ist der Anteil der Projektarbeit am Arbeitsplatz geradezu explodiert. Inzwischen werden in allen Unternehmen die zu erledigenden Aufgaben im Rahmen von Projekten durchgeführt.
Gleichzeitig ist eine ganz neue Sorte von Projektmanagern aufgetaucht. Diese Leute haben es sich nie bewusst zum Ziel gesetzt, einmal Projektmanager zu werden; viele wissen eigentlich gar nicht so richtig, was ein Projektmanager ist. Aber diese Art von Projektmanagern hat gelernt, dass man in der Lage sein muss, Projekte erfolgreich abzuschließen, wenn man beruflich vorankommen will. Mit anderen Worten, Projektmanagement ist keine Berufswahl, sondern ein Erfordernis.
Nach und nach erkennen solche Projektmanager, dass man über ganz bestimmte Fähigkeiten verfügen und Techniken beherrschen muss, um in der sich ständig verändernden und komplizierter werdenden Welt der Projekte zu überleben. Sie wollen diese Fähigkeiten und Techniken erlernen und üben, sind aber andererseits nicht bereit, viel Zeit in diesen Lernprozess zu investieren. Genau dieser »schweigenden Mehrheit« von Projektmanagern ist dieses Buch gewidmet.
Erfolgreiches Projektmanagement erreicht man nicht durch Fachwissen; man erreicht es durch die praktische Anwendung. In diesem Buch geht es darum, Ihnen zu zeigen, dass Projektmanagement-Fähigkeiten und -Techniken keine lästigen Pflichten sind, die man erfüllen muss, weil irgendein Ablauf sie erforderlich macht, sondern es handelt sich dabei um eine Denkweise, eine bestimmte Art der Kommunikation und um eine besondere Verhaltensweise. Sie sind Bestandteil dessen, was unsere Einstellung zu unserer täglichen Arbeit ausmacht.
Um diese Botschaft noch zu unterstreichen, habe ich das Buch so klar und verständlich wie möglich geschrieben. Aber lassen Sie sich nicht täuschen – obwohl der Ton locker ist, behandele ich in diesem Buch alle Projektmanagement-Werkzeuge und -Techniken, die Ihnen bei der grundsätzlichen, zeitlichen und finanziellen Planung, bei der Organisation und Überwachung Ihres Projekts helfen. Ach ja, auch in den Fällen, wo ich der besseren Lesbarkeit wegen die männliche Form gewählt habe, sind Frauen natürlich immer mit gemeint!
Wissen alleine macht Sie aber auch noch nicht zu einem erfolgreichen Projektmanager – Sie müssen es auch anwenden. Grundtenor dieses Buches ist, dass Projektmanagement-Fähigkeiten und -Techniken keine belastenden Aufgaben sind, die man erledigen muss, weil bestimmte Abläufe es erfordern, sondern dass sie eine Grundeinstellung im Denken, in der Kommunikation und im Verhalten darstellen. Sie sind integrativer Bestandteil unserer Herangehensweise an alle Aspekte unserer täglichen Arbeit.
Alle Informationen werden in einer logischen Reihenfolge präsentiert, genau wie man das auch im Projektmanagement tun sollte. Sie finden hier eine Fülle von Beispielen und Abbildungen sowie Tipps und Hinweise. Und hin und wieder habe ich auch mal etwas Lustiges eingestreut, damit es nicht zu langweilig wird. Mein Ziel ist es, dass Sie dieses Buch zu Ende lesen und das Gefühl haben, dass gutes Projektmanagement absolut machbar ist und dass Sie die Entschlossenheit besitzen, das zu üben!
Damit Sie leichter Ihren Weg durch dieses Buch finden, habe ich die folgenden Regeln eingehalten:
monofont gedrucktWenn Sie wollen, dürfen Sie natürlich jedes einzelne Wort lesen, aber ich gehe davon aus, dass Sie ziemlich beschäftigt sind und vielleicht nur das lesen möchten, was für Sie und Ihren Erfahrungsstand relevant ist.
In diesem Fall überspringen Sie ruhig das, was in den grauen Kästen steht. Auch wenn diese Kästen interessante Geschichten aus der Praxis enthalten, sind sie nicht lebensnotwendig, um die Idee, die dahintersteckt, zu verstehen. Wenn Sie genügend Zeit zur Verfügung haben und sich für unterhaltsame Anekdoten interessieren, lesen Sie sie ruhig.
Ich gehe davon aus, dass völlig unterschiedliche Leute dieses Buch lesen werden, unter anderem:
Wie auch immer, ich nehme an, dass Sie den Wunsch haben, Ihre Umgebung steuern zu können. Ich gehe davon aus, dass Sie dieses Buch lesen und sich fragen, wieso nicht alle Projekte gut geleitet werden, weil Sie finden, dass die vorgestellten Techniken logisch, klar und einfach umzusetzen sind. Und da hätten Sie Recht. Aber ich gehe auch davon aus, dass Sie wissen, dass es ein großer Unterschied ist, zu wissen, was man tun muss und es auch zu tun. Ich nehme aber auch an, dass Sie sich besonders viel Mühe geben, die Kräfte zu verstehen, die Sie möglicherweise daran hindern, diese Werkzeuge und Techniken einzusetzen, und dass Sie mit aller Kraft versuchen, diese Hindernisse zu überwinden.
Und schließlich nehme ich an, dass Sie merken, dass Sie dieses Buch mehrmals lesen und immer wieder etwas Neues darin entdecken und lernen können. Betrachten Sie dieses Buch wie einen Freund oder eine nette Informationsquelle, die Ihnen noch mehr verrät, wenn Sie zwischen den Zeilen lesen und selbst Ihre Erfahrungen machen.
Wie in jedem … für Dummies-Buch ist auch in diesem Buch jedes Kapitel so aufgebaut, dass es losgelöst von den anderen gelesen werden kann. Sie können also mit den Kapiteln beginnen, die Sie am meisten interessieren. Das Buch ist in die folgenden sechs Teile unterteilt.
In diesem Teil erläutere ich die besonderen Merkmale von Projekten sowie die häufigsten Probleme, die in einem projektorientierten Unternehmen auftauchen können. Ich zeige Ihnen auch, wie Sie konkret die Ergebnisse, die Sie während Ihres Projekts erzielen möchten, die Arbeit, die erledigt werden muss, den Zeitplan, der einzuhalten ist, und die benötigten Ressourcen festlegen.
In diesem Teil erfahren Sie, wie man einen Projektzeitplan entwickelt und die Ressourcen abschätzt, die man benötigt. Außerdem zeige ich Ihnen, wie man Projektrisiken identifiziert und managt.
Ich zeige Ihnen, wie Sie die Personen, die an Ihrem Projekterfolg beteiligt sein werden, identifizieren, organisieren und führen. Ich erkläre, wie man die Rollen der Teammitglieder festlegt und dem Projekt zu einem guten Start verhilft.
In diesem Teil erfahren Sie, wie Sie Projektaktivitäten überwachen, analysieren und über deren Stand berichten. Dann erkläre ich, wie Sie Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringen.
Jedes … für Dummies-Buch enthält diesen nützlichen Teil, der Ihnen die wichtigsten Informationen in einem übersichtlichen Format präsentiert. In diesem Teil erhalten Sie Tipps dazu, wie man ein Projekt plant und ein besserer Projektmanager wird. Dieser Teil enthält außerdem noch zwei nette kleine Informationspakete: Anhang A ist die umfassende Auflistung der Fachausdrücke und Definitionen, die im Projektmanagement zum Einsatz kommen, und Anhang B ist eine Darstellung der Schritte, die Sie für die erfolgreiche Projektplanung und die wichtigsten Kontrollmaßnahmen, die in diesem Buch vorgestellt werden, befolgen sollten.
Am linken Rand finden Sie kleine Grafiken, die man Symbole nennt, und mit denen ich Sie auf besondere Textstellen aufmerksam machen möchte. So sehen sie aus und das bedeuten sie:
Hinweise, die Ihnen helfen, die vorgestellten Techniken oder Vorgehensweisen anzuwenden
Beschreibung von Fachausdrücken
Reale und erfundene Situationen, die die im Text vorgestellten Techniken und Probleme verdeutlichen
Mögliche Stolperfallen und Gefahrenstellen
Wichtige Informationen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wenn Sie die vorgestellten Techniken und Vorgehensweisen anwenden
Sie können dieses Buch auf unterschiedliche Weise lesen, je nachdem, wie groß Ihre Vorkenntnisse im Bereich Projektmanagement, Ihre Erfahrungen und Ihr aktueller Informationsbedarf sind. Ich schlage jedoch vor, dass Sie sich zunächst einmal das Inhaltsverzeichnis ansehen und die verschiedenen Abschnitte durchblättern, damit Sie ein Gefühl für die unterschiedlichen, angesprochenen Themen bekommen.
Wenn Sie ein Neuling im Projektmanagement sind und gerade erst anfangen, einen Plan für ein bestimmtes Projekt aufzustellen, lesen Sie zunächst Teil I und II, in denen erörtert wird, wie man Projektergebnisse, Tätigkeiten, den zeitlichen Rahmen und die Ressourcen plant. Wenn Sie gerne herausfinden möchten, wie man die Personen und Personengruppen, die in irgendeiner Form mit Ihrem Projekt in Zusammenhang stehen, identifiziert und organisiert, lesen Sie zunächst Kapitel 4 und dann Teil III. Wenn Sie gerade mit der eigentlichen Arbeit beginnen oder bereits mitten im Projekt stecken, sollten Sie vielleicht mit Teil IV beginnen. Oder springen Sie zwischen den Kapiteln hin und her und lesen Sie die Abschnitte, die Sie besonders interessieren.
Auf jeden Fall sollten Sie damit rechnen, jedes Kapitel mehr als einmal zu lesen. Je öfter Sie ein Kapitel lesen, desto mehr Sinn machen die vorgestellten Ansätze und Techniken meistens. Und manchmal machen Veränderungen im beruflichen Alltag es erforderlich, Techniken zu erlernen, die man nie zuvor gebraucht hat.
Teil I
