Effizienter arbeiten

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WAS SIE IN DIESEM BUCH LERNEN

Was ist Produktivität? Was es bedeutet, produktiv zu sein und wie man das misst.
Achten Sie auf Ihre Aufmerksamkeit. Aufmerksamkeit ist knapp, deshalb ist es für Wissensarbeiter wichtig zu wissen, wie man seine Aufmerksamkeit lenkt und festhält.
Ziele setzen. Oder doch nicht? Sich ein Ziel zu setzen, hilft beim gezielten Arbeiten, dazu müssen Sie sich allerdings die richtigen Ziele setzen.
Produktivitätsfallen vermeiden. Sind Sie multitaskingfähig? Blühen Sie erst unter dem Druck von Deadlines richtig auf? Dann liefern Sie noch nicht Ihre beste Arbeit ab.
Das Aufschieben für sich arbeiten lassen. Wenn Sie nicht tun, was Sie sich vorgenommen haben, überlegen Sie, warum das so ist, und entscheiden Sie sich dann für die beste Strategie.
Die wichtigste Fähigkeit: Entscheiden. Alles Mögliche kommt in Ihr Leben. Entscheiden Sie sich und beherrschen Sie diesen Input.
Der ideale Tag. Richten Sie Ihren Tag so ein, dass Sie das meiste herausholen und produktiver werden.
Die sieben Dinge, die alle Wissensarbeiter brauchen. Wissensarbeit ist ein Beruf und dazu gehört grundlegendes Handwerkszeug.
Reflektieren und verbessern Sie ständig. Denken Sie regelmäßig darüber nach, wie Sie arbeiten, und sorgen Sie dafür, dass Sie immer produktiver werden.
Delegieren Sie, arbeiten Sie zusammen und vergeben Sie Aufträge. Arbeiten mit anderen bietet Möglichkeiten, die Produktivität zu erhöhen.

DIE LÄSTIGEN LOSEN ENDEN

Sie versprechen einem Kollegen in einer Besprechung, ihm eine Datei zu schicken. Bis Sie diese Aktion ausgeführt haben, ist das ein loses Ende. Ihr Kopf mag keine losen Enden. Zu bestimmten Zeiten erinnert Sie Ihr Kopf an diese losen Enden. Sie sitzen gerade auf dem Sofa und wollen sich entspannen, da ploppt so ein Gedanke auf. Der Nachteil solcher Gedanken ist, dass sie meist dann zum Vorschein kommen, wenn Sie damit nichts anfangen können.

Es gibt zwei Möglichkeiten, diese losen Enden zum Schweigen zu bringen: sie erledigen oder organisieren.

Erledigen bedeutet, das tun, was Sie tun wollten. Sie schicken den Anhang, den Sie schicken wollten und das lose Ende ist verschwunden – ein loses Ende weniger.
Organisieren erfordert eine andere Herangehensweise. Oft sind Sie in einer Situation, in der Sie die Aktion nicht ausführen können. Notieren Sie das lose Ende und kümmern Sie sich später darum.

ZIELE FORMULIEREN

Gesetzte Ziele steigern Ihre Produktivität. Formulieren Sie Ihre Ziele nach der SMART-Methode:

Spezifisch. Ist das Ziel so spezifisch und konkret, dass Sie es vor sich sehen? Ist jedes Wort in diesem Ziel ausreichend erklärt?
Messbar. Kann man das Ziel messen?
Anweisbar. Ist klar, wer dieses Ziel verfolgt? Wem gehört das Ziel?
Realistisch. Gibt es eine realistische Chance auf Erfolg? Benötigen Sie Unterstützung, um das Ziel zu erreichen?
Terminiert. Gibt es ein Enddatum und sind mögliche Meilensteine im Ziel geklärt?

EIN PLAN FÜR DEN TAG

Manche beenden ihren Tag mit einer Vorausschau auf den folgenden Tag. Andere stehen früh auf und überlegen, was der heutige Tag bringen wird. Es ist eine gute Gewohnheit, den Tag erst dann zu beginnen, wenn Sie schon einen Überblick über diesen Tag haben.

In nur drei Schritten verschaffen Sie sich einen Überblick über den gesamten Tag:

Schauen Sie als Erstes in den Terminkalender. Ihr Terminkalender ist der feste Rahmen aus Terminen, die Sie nicht verschieben können.
Betrachten Sie Ihre Aufgaben und legen Sie fest, welche Sie heute auf jeden Fall erledigen wollen. Wie viele Aufgaben das sein können, hängt stark davon ab, wie viel Zeit Ihr Terminkalender noch bietet.
Der letzte Schritt Ihrer Tagesplanung ist die Frage, ob Sie noch etwas berücksichtigen müssen. Machen Sie sich dadurch bewusst, dass eine Planung nicht von sich aus gut läuft und während eines Tages Angelegenheiten auftauchen können, die Sie dazu verleiten, von Ihrem Plan abzuweichen.

Effizienter arbeiten für Dummies

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

1. Auflage 2019

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Coverfoto: © stuporter / stock.adobe.com
Korrektur: Dr. Johanna Rupp, Walldorf

Print ISBN: 978-3-527-71614-2
ePub ISBN: 978-3-527-82375-8

Über den Autor

Einleitung

Alle wissen, was das Wort »Produktivität« bedeutet und zugleich ist es ein schwer zu konkretisierender Begriff. Wann ist man produktiv? Kann man die eigene Produktivität messen? Geht es um die Anzahl abgehakter Aufgaben? Oder darum, wie viele Stunden man konzentriert gearbeitet hat? Es hat sowohl mit dem zu tun, was man tut, als auch damit, wie man es tut.

Für viele Wissensarbeiter gibt es auf der Ebene der Produktivität etwas zu verbessern, da Wissensarbeiter selten über Aspekte der Produktivität nachdenken.

In diesem Buch lesen Sie etwas über Produktivität als Methode, mehr zu tun, schneller zu arbeiten, vor allem aber, Ihre Arbeit besser zu erledigen.

Scientific Management: Messen heißt wissen

Zu Beginn des vorigen Jahrhunderts, während der Industriellen Revolution, widmete man der Produktivität viel Aufmerksamkeit. Frederick Taylor wurde für seine time and motion studies berühmt. Er untersuchte in Fabriken, wie die Arbeiter Vorräte auspackten, Karren beluden, Produkte vom Band nahmen. Ging es schneller, wenn man sich linksherum oder rechtsherum drehte? Ging es schneller, sechs Säcke übereinander zu stapeln oder zehn Säcke? Mit der Stoppuhr und Strichlisten wurden alle Prozesse optimiert.

Wer heutzutage mit Stoppuhr und Strichliste in ein Büro kommt, kann dort wenig messen. Tastenanschläge vielleicht. Oder die Anzahl Aufgaben, die jemand abhakt. Ob aber jemand mit der richtigen Aufgabe beschäftigt ist und ob diese Aufgabe schneller gehen könnte, ist weniger leicht zu erkennen. Wie misst man zum Beispiel die Effektivität einer Besprechung? Rechtzeitig beendet und alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet? Das ist sicher ein Hinweis, aber ob die Teilnehmer das auch als Maßstab erleben, ist sehr die Frage.

Das Programm RescueTime hilft Ihnen, bestimmte Websites zu blockieren, gibt Ihnen einen Überblick, was Sie alles auf Ihrem Computer tun und zeigt Ihnen die Zeit an, die bestimmte Aktivitäten kosten, zum Beispiel die Arbeit an E-Mails oder ein Meeting. Es ist eine praktische Methode, um zu steuern, was Sie tun wollen, und um konkretes Feedback zu erhalten, wo im Lauf des Tages die Zeit bleibt. Sie halten so auch fest, an welchen Aufgaben oder Projekten Sie gearbeitet haben, sodass Sie genau wissen, woraus der Tag für Sie bestand.

Zu viel zu tun und zu wenig Zeit

Den ganzen Tag über verlangen alle möglichen Dinge Ihre Aufmerksamkeit: ungelesene E-Mails in verschiedenen Mailkonten, ein Anruf, der sofort bearbeitet werden muss, eine Frage an ein Teammitglied, mit der Sie loslegen wollen. Und da liegt auch schon lange die Aufgabe, die Zukunftsvision zu aktualisieren.

Dazu kommen noch private Dinge, zum Beispiel einen Zahnarzttermin verschieben, ein Geschenk kaufen für den Geburtstag, zu dem Sie morgen eingeladen sind, und das vage Gefühl, dass Sie noch etwas für Ihre Rente regeln müssen.

Wie oft sind Sie schon nach einem Tag Arbeit nach Hause gekommen und waren wirklich fertig? Nicht mit den Nerven, mit der Arbeit. Die meisten von uns werden »nie« antworten. Es gibt immer noch mehr zu tun, und was Sie getan haben, könnte immer noch besser sein. Der Vorrat an Aufgaben, Projekten, Ambitionen, Träumen, Ideen ist endlos.

Diejenigen, die doch fertig wurden, haben ebenfalls viel, was sie tun wollen, aber sie haben auch eine wichtige Angewohnheit, nämlich die Angewohnheit, zu entscheiden, dass sie für heute fertig sind.

Sie können alles Mögliche tun, aber nicht alles erledigen. – David Allen

Wissensarbeiter treffen Entscheidungen und definieren ihre Arbeit selbst

Ein großer und wachsender Teil der arbeitenden Bevölkerung ist das, was wir Wissensarbeiter nennen, ein Begriff, den Peter Drucker 1999 geprägt hat.

Als Wissensarbeiter entscheiden Sie oft selbst über Ihre Arbeit. Wenn Sie bei einem potenziellen Kunden eine Präsentation über Ihre Organisation halten sollen, ist es Ihre Sache zu bestimmen, wann diese Präsentation fertig ist, wie Sie daran arbeiten und was Sie als Erstes tun.

Entscheiden, was Sie wann tun und wie Sie Ihre Arbeit angehen, gibt Ihnen große Freiheit und damit auch große Verantwortung. Die Führungskraft ist dann nicht jemand, der direkt die Aufsicht führt oder eine detaillierte Planung für das Team aufstellt.

Daher ist es für Wissensarbeiter notwendig darüber nachzudenken, was sie wann und wie tun, also ihre eigene Produktivität zu planen.

Was soll Ihnen dieses Buch bringen?

Bevor Sie sich ans Lesen machen, haben Sie sicher bestimmte Erwartungen oder Ziele. Was ist das von Ihnen gewünschte Ergebnis beim Lesen dieses Buchs?

Wenn Sie festlegen, was Sie aus diesem Buch mitnehmen wollen, lesen Sie gezielter und es ist hinterher leichter festzustellen, ob das Buch Ihre Erwartungen erfüllt oder vielleicht sogar übertroffen hat.

Notieren Sie hier das von Ihnen gewünschte Ergebnis: ________________

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In diesem Buch lernen Sie:

wie wichtig Aufmerksamkeit für Sie als Wissensarbeiter ist und wie Sie sie steuern können
das Setzen von Zielen differenziert zu betrachten und es schlauer anzufangen
was Sie vor allem vermeiden sollten, wenn Sie produktiv sein wollen
was Aufschieben ist, wie es Ihnen nutzen kann und wie Sie mit Aufschiebeverhalten umgehen
wie wichtig es ist, Entscheidungen zu treffen und wie Sie das schlau anfangen
wie Sie Ihren idealen Tag zusammenstellen
welche sieben Dinge Sie als Wissensarbeiter brauchen, um produktiv zu sein
etwas über die Macht von Gewohnheiten, wie Sie diese aufbauen und ändern
etwas über die Kraft der Reflexion, um zielgerichtet zu starten und weiterzumachen

Die Icons

Manche Textblöcke fallen besonders auf, weil sie am Rand mit Icons gekennzeichnet sind. Das sind in diesem Buch die folgenden:

Dieses Icon verwenden wir, wenn ein Schritt oder eine Erklärung wichtig ist. Diesen Input sollten Sie nicht verpassen.

Dies sind Hinweise, die Ihnen helfen, schneller voranzukommen, oder die einen kleinen Trick mitteilen.

Dieses Icon verwenden wir, wenn ein Schritt oder eine Erklärung besonders beachtenswert ist. Meist erfahren Sie hier etwas, das nicht allgemein bekannt oder akzeptiert ist.

Dieses Icon verwenden wir, um bedeutende Aussprüche von anderen hervorzuheben.