Einführung

Dieses Buch richtet sich an Benutzer von Microsoft Office 2016, die ohne großen Zeitverlust zum Kern von Office vorstoßen möchten. Suchen Sie in diesem Buch nicht danach, wie die verschiedenen Anwendungen der Office-Suite funktionieren. Schauen Sie stattdessen, wie Sie Ihre Arbeit mit diesen Anwendungen besser und schneller erledigen können.

Ich zeige Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um aus den einzelnen Office-Anwendungen das meiste herauszuholen. Dabei wird es hin und wieder auch mal nicht ganz so ernst zugehen. Ganz gleich, wie groß oder klein Ihre Vorkenntnisse sind, dieses Buch wird Sie zu einem besseren, kompetenteren und souveräneren Benutzer der Office-Anwendungen machen.

Über dieses Buch

Neben der Tatsache, dass dieses Buch einfach zu lesen ist, unterscheidet es sich auch noch in anderer Hinsicht von sonstigen Büchern über Office 2016.

check.gif Informationen schnell nachschlagen: Ich habe mir große Mühe gegeben, den Stoff in diesem Buch übersichtlich zu strukturieren, sodass Sie das, wonach Sie suchen, leicht finden. Die aussagekräftigen Überschriften helfen Ihnen, die gesuchten Informationen schnell zu finden. Die gegliederten und nummerierten Listen machen es leichter, den Anweisungen zu folgen. Tabellen erleichtern das Verständnis.

check.gif Aufgabenorientierter Ansatz: In den meisten Computerbüchern wird die Software beschrieben. In diesem Buch wird dagegen erläutert, wie Sie mit der Software Aufgaben erledigen können. Ich unterstelle, dass Sie dieses Buch gegriffen haben, weil Sie wissen möchten, wie etwas gemacht wird – Tabellen oder Diagramme erstellen oder eine PowerPoint-Präsentation vorführen. Sie haben die richtige Wahl getroffen. In diesem Buch wird beschrieben, wie Sie Aufgaben erledigen können.

check.gif Vielsagende Bildschirmfotos: Die Bildschirmfotos in diesem Buch zeigen nur den Teil des Bildschirms, der im Text beschrieben wird. Wenn sich Anweisungen auf einen Teil des Bildschirms beziehen, ist nur dieser Teil abgebildet. Ich habe sehr darauf geachtet, dass die Bildschirmfotos in diesem Buch auch wirklich dabei helfen, die Funktionsweise der Office-2016-Programme leichter zu verstehen. Vergleichen Sie dieses Buch mit einem anderen im Regal der Buchhandlung. Sehen Sie, wie deutlich die Bildschirmfotos in diesem Buch sind?

Ich möchte, dass Sie alle Anweisungen in diesem Buch verstehen. Aus diesem Grund habe ich mich an einige Konventionen gehalten.

Wo immer Sie in diesem Buch so gedruckte Buchstaben oder Zahlen sehen, bedeutet das, dass Sie diese Buchstaben oder Zahlen eingeben sollen. Ein Beispiel: »Geben Sie 25 ein« bedeutet genau dies: Geben Sie die Zahl 25 ein.

Manche Registerkarten im Menüband haben denselben Namen. Um solche Registerkarten voneinander zu unterscheiden, füge ich die »Tools«-Überschrift der Registerkarten in Klammern ein, damit es nicht zu Verwechslungen kommt. Wenn für eine Registerkarte in PowerPoint beispielsweise »(TABELLENTOOLS) ENTWURF« angegeben ist, beziehe ich mich auf die Registerkarte ENTWURF zum Erstellen von Tabellen und nicht auf die Registerkarte ENTWURF zum Ändern des Erscheinungsbilds einer Folie. (In Buch I, Kapitel 1 werden das Menüband und die Registerkarten ausführlich beschrieben.)

Damit Sie mir bei der Eingabe von Befehlssequenzen folgen können, verwende ich einen senkrechten Strich. Zum Beispiel können Sie in Word 2016 auf der Registerkarte EINFÜGEN auf die Schaltfläche SEITENZAHL klicken und SEITENANFANG|EINFACHE ZAHL auswählen, um Seiten zu nummerieren. Das |-Symbol ist die Kurzform von »Wählen Sie SEITENANFANG und dann EINFACHE ZAHL

Für die meisten Befehle gibt es eine Tastenkombination. So können Sie in Office-2016-Anwendungen mit [Strg]+[S] die Datei speichern, mit der Sie gerade arbeiten. Das bedeutet, dass Sie zum Speichern einer Datei die [Strg]-Taste gedrückt halten und dabei die [S]-Taste drücken. Wenn eine Tastenkombination mit der [Strg]-, [Alt]- oder [Shift]-Taste und einem oder mehreren Tastennamen angegeben ist, müssen Sie alle Tasten gleichzeitig drücken.

Törichte Annahmen über die Leser

Bitte verzeihen Sie mir, aber ich habe ein paar eher törichte Annahmen über Sie, den Leser dieses Buchs angestellt:

check.gif Sie besitzen Office 2016, die neueste Version von Office, und haben das Programm auf Ihrem Computer installiert.

check.gif Sie verwenden ein Windows-Betriebssystem. Alle Anwender, die auf ihrem Computer ein Windows-Betriebssystem installiert haben, sind herzlich eingeladen, dieses Buch zu lesen. Dieses Buch wurde für Anwender von Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 und Windows 7 geschrieben.

check.gif Sie sind nett zu Touristen und kleinen Tieren.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Damit Sie dieses Buch optimal nutzen können, habe ich an verschiedenen Stellen Symbole eingefügt. Diese Symbole haben folgende Bedeutung:

Icon_Tipp.jpgNeben dem Symbol Tipp finden Sie Schnellverfahren und Tricks aus der Praxis, die Ihnen den Aufenthalt im Office-Land vergnüglicher gestalten.

Icon_Warnung.jpgWenn Sie das Symbol Warnung sehen, seien Sie besser vorsichtig. Es bedeutet, dass Sie dabei sind, etwas zu tun, das Sie vielleicht später bereuen werden.

Icon_Hand.jpgWenn ich einen interessanten Sachverhalt erkläre, der es wert ist, dass Sie ihn sich merken, kennzeichne ich diese Stelle mit dem Symbol Erinnerung. Wenn Sie dieses Symbol sehen, sollten Sie hellhörig werden. Sie werden etwas entdecken, das Sie sich für all Ihre Abenteuer mit Word, Excel, PowerPoint oder einer anderen Office-Anwendung, deren Schleier ich lüfte, merken sollten.

Icon_techniker.jpgWenn ich gezwungen bin, etwas Hochtechnisches zu erklären, steht das Symbol Vorsicht Technik in der Randspalte. Sie müssen das, was neben diesem Symbol steht, nicht lesen, wenn Sie nicht möchten, obwohl technische Erklärungen oft zum Verständnis der Funktionsweise von Programmfunktionen beitragen.

Infos außerhalb dieses Buchs

Zusätzlich zu den Informationen im Buch finden Sie online noch mehr, was Sie interessieren könnte, das allerdings auf Englisch:

check.gif Onlineartikel zu weiteren Themen unter

www.dummies.com/extras/office2016aio

Hier erfahren Sie, wie Sie Office 2016 mitteilen, wo Dateien gespeichert werden sollen, wie Sie in Word 2016 mithilfe einer Konkordanzdatei im Handumdrehen einen Index erstellen, wie Sie aus einer Datenspalte in Excel 2016 zwei Datenspalten erstellen, wie Sie in PowerPoint 2016 ein Video bearbeiten, wie Sie den Text aus einer Office-2016-Datei in eine Notiz in OneNote 2016 kopieren, wie Sie sich in Outlook 2016 darauf aufmerksam machen lassen können, wenn Sie von bestimmten Personen eine E-Mail erhalten, wie Sie einen Access-2016-Bericht in ein Word-2016-Dokument kopieren, wie Sie mithilfe von Bildern Daten in einem Balkendiagramm darstellen, wie Sie Ihre bevorzugten Schaltflächen in der Schnellzugriffsleiste unterbringen und wie Sie Office-2016-Dateien für Personen anzeigen, die nicht mit Office 2016 arbeiten, indem Sie die Dateien im Internet anzeigen.

check.gif Die Schummelseite für dieses Buch finden Sie unter

www.dummies.com/cheatsheet/office2016aio

Hier finden Sie Beschreibungen einiger unverzichtbarer Office-2016-Befehle, Anleitungen zum Anpassen einer Office-2016-Anwendung sowie Tipps zum Hinzufügen visueller Elemente zu den Dateien, die Sie mit Office 2016 erstellen.

Aktualisierungen: Gelegentlich gibt es Aktualisierungen zu unseren Technologiebüchern. Wenn es technische Aktualisierungen zu diesem Buch gibt, werden sie unter der folgenden Adresse veröffentlicht: dummies.com/go/office2016aio.

Wie es weitergeht

Sie sind herzlich eingeladen, dieses Buch von Anfang bis Ende durchzulesen. Sie können aber auch einfach nur die Anleitungen lesen, die Sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen. Über den Index und das Inhaltsverzeichnis in diesem Buch finden Sie die Informationen, die Sie suchen.

In Buch I werden grundlegende Techniken beschrieben, die Sie immer brauchen können, gleichgültig mit welcher Office-2016-Anwendung Sie arbeiten. Wenn Sie dieses Buch lesen, weil Sie mehr über Word 2016 erfahren möchten, werden Sie in Buch II fündig. Hier wird alles erläutert, von der Gestaltung von Seiten bis zur Nutzung der Desktop-Publishing-Funktionen von Word.

Buch III ist Excel 2016 gewidmet. Hier erfahren Sie, wie Sie sinnvolle Arbeitsblätter zum Speichern und Analysieren von Daten erstellen können. In Buch IV lernen Sie, wie Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellen können, bei der Ihren Zuhörern vor Begeisterung und Staunen der Mund offen bleibt. In Buch V wird beschrieben, wie Sie in OneNote Notizen machen und strukturieren.

In Buch VI wird erläutert, wie Sie mit Outlook 2016 Ihre E-Mails verwalten sowie Zeitpläne erstellen und Aufgaben planen können. In Buch VII lernen Sie Access 2016 kennen, die Office-Anwendung zum Speichern und Abrufen von Daten in Datenbanken.

In Buch VIII erfahren Sie, wie Sie Diagramme und Grafiken erstellen und Dateien mit Formen und Bildern schmücken können. In Buch IX wird beschrieben, welche Möglichkeiten Sie haben, Office 2016 anzupassen, Dateien zu drucken und zu verteilen und wie Sie Publisher 2016 nutzen können. In Buch X erfahren Sie, wie Sie mit Microsoft OneDrive mit anderen Benutzern zusammenarbeiten können.

Über den Autor

Peter Weverka ist Autor einiger erfolgreicher ... für Dummies-Bücher, unter anderem Office 2013 für Dummies – Alles in einem Band. Außerdem schrieb er ungefähr 35 andere Computerbücher. Seine Artikel und Geschichten, die sich nicht mit Computern beschäftigen, erscheinen bei Harper’s, SPY und anderen Erwachsenenmagazinen.

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Das A und O von Office

In diesem Kapitel

arrow Einführung in die Office-Anwendungen

arrow Grundlegendes zu Office 365

arrow Ein Blick auf die neue Office-Oberfläche

arrow Speichern und automatisches Wiederherstellen von Dateien

arrow Eine Office-Datei öffnen und schließen

arrow Die Eigenschaften einer Datei aufzeichnen

arrow Eine Datei mit einem Kennwort schützen

Das erste Kapitel ist das, in dem Sie Ihre Füße im Office-2016-Meer nass machen. Gehen Sie hinunter zum Ufer und strecken Sie Ihre Zehen langsam ins Wasser. Keine Angst! Ich werden Sie nicht von hinten schubsen.

In diesem Kapitel treffen Sie die Office-Anwendungen und lernen einige Methoden kennen, mit denen Sie Dateien schnell öffnen können. Ich zeige Ihnen das Menüband, die Symbolleiste für den Schnellzugriff und andere Merkmale von Office-Anwendungen. Außerdem zeige ich Ihnen, wie Sie Dateien öffnen, speichern und mit einem Kennwort schützen können.

Office-Anwendungen im Überblick

Office 2016, manchmal auch die Microsoft Office Suite genannt, ist eine Sammlung von Computeranwendungen. Warum heißt es Office? Ich glaube, dass diejenigen, die es erfunden haben, Software entwickeln wollten, mit der sich die Aufgaben erledigen ließen, die typischerweise in einem Büro, also neudeutsch im Office, anfallen. Wer von »Office« oder »Office-Programm« spricht, redet eigentlich über verschiedene Anwendungen. In Tabelle 1.1 werden die Office-Anwendungen beschrieben.

Anwendung Beschreibung
Word Ein Textverarbeitungsprogramm, mit dem man Briefe, Berichte und so weiter schreiben kann. Eine Word-Datei ist ein Dokument (siehe Buch II).
Excel Ein Zahlenjongleur, mit dem sich numerische Analysen durchführen lassen. Eine Excel-Datei ist eine Arbeitsmappe (siehe Buch III).
PowerPoint Ein Werkzeug zur Erstellung von Folienvorträgen, die man vor einem Publikum hält. Eine PowerPoint-Datei ist eine Bildschirmpräsentation oder kurz eine Präsentation (siehe Buch IV).
OneNote Eine Möglichkeit, Notizen zu machen und Ideen zu strukturieren (siehe Buch V)
Outlook Ein Personal Information Manager (PIM), Terminplaner und E-Mail-Programm in einem (siehe Buch VI)
Access Eine Datenbankanwendung zum Verwalten von Daten (siehe Buch VII)
Publisher Ein Werkzeug zum Erstellen von Desktop-Publishing- oder DTP-Produkten, wie Flyer, Broschüren, Flugblätter, Newsletter und so weiter (siehe Buch IX, Kapitel 3)

Tabelle 1.1: Office-Anwendungen

Microsoft hat viele verschiedene Versionen von Office 2016 im Angebot, von denen einige für Heimanwender und andere für geschäftliche Nutzer bestimmt sind. Nicht alle Versionen von Office 2016 beinhalten Outlook, Access und Publisher. Besuchen Sie die folgende Webseite und vergleichen Sie die verschiedenen Versionen von Office:

https://products.office.com

Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie herausfinden möchten, welche Office-2016-Anwendungen auf Ihrem Computer installiert sind:

1. Öffnen Sie eine beliebige Office-2016-Anwendung.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI.

Diese Registerkarte befindet sich in der oberen linken Ecke des Bildschirms. Nachdem Sie auf die Registerkarte DATEI geklickt haben, wird das Backstage-Fenster geöffnet.

3. Wählen Sie die Kategorie KONTO aus.

Wie Sie in Abbildung 1.1 sehen, wird das Fenster KONTO geöffnet. Unter DIESES PRODUKT ENTHÄLT befindet sich für jede auf Ihrem Computer installierte Office-Anwendung ein Symbol.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche ZURÜCK, wenn Sie sich die Informationen im Fenster KONTO angesehen haben.

Die Schaltfläche ZURÜCK stellt einen nach links zeigenden Pfeil dar und befindet sich im Fenster KONTO in der oberen linken Ecke.

Icon_Hand.jpgWenn Office noch ganz neu für Sie ist, lassen Sie sich nicht von der großen Anzahl der Anwendungen einschüchtern, die Sie alle lernen müssen. Tatsächlich haben alle Anwendungen viel gemeinsam und Sie finden in den verschiedenen Office-Anwendungen die gleichen Befehle. Zum Beispiel ist die Auswahl einer Schrift in Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Access und Publisher gleich. Wenn Sie erst einmal ein Office-Programm etwas im Griff haben, beherrschen Sie schon bald ein zweites.

 

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Abbildung 1.1: Im Fenster KONTO sehen Sie, welche Office-Anwendungen installiert sind.

Alles, was Sie über Office 365 wissen müssen

Office 365 ist der Name der Abteilung Onlinedienste von Microsoft. Wenn Sie die Software von Office 2016 auf Ihrem Computer installieren möchten, benötigen Sie ein Office-365-Konto. Das heißt, Sie benötigen ein kostenpflichtiges Abonnement von Office 365.

Mit einem Office-365-Abonnement können Sie folgende Vorteile nutzen:

check.gif Sie können Office 2016 auf fünf Computern nutzen.

check.gif Sie können Word, Excel und PowerPoint auf fünf iPads und/oder Windows-Tablets installieren.

check.gif Sie erhalten automatisch Updates für die Office-Software auf Ihren Computer. Wenn Sie Ihr Abonnement bezahlt haben, aktualisiert Microsoft die Office-Software automatisch.

check.gif Sie können Dateien auf OneDrive, dem Clouddienst von Microsoft speichern. Im Fachjargon ist Cloud der Name für Server im Internet, auf denen Benutzer Dateien speichern können. Statt Dateien auf dem eigenen Computer aufzubewahren, können Sie sie im Internet speichern, sodass Sie sie auch unterwegs überall öffnen können. Abonnenten von Office 365 erhalten eine unbegrenzte Speichermenge auf OneDrive. (In Buch X erfahren Sie, wie Sie Dateien auf OneDrive speichern und mit anderen gemeinsam nutzen können.)

check.gif Sie können Office Online nutzen. Hierbei handelt es sich um die Onlineversionen von Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook. Wenn Sie ein Office Online-Programm nutzen möchten, öffnen Sie es in einem Browser und verwenden die Befehle im Browserfenster. Die Software von Office Online ist hilfreich, wenn Sie Dateien gemeinsam mit anderen nutzen und bearbeiten möchten.

Wenn Sie noch mehr über Office 365 erfahren möchten, besuchen Sie die folgende Website:

http://office.microsoft.com/en-us/office365home

Die Office-Oberfläche kennenlernen

Interface, auch User Interface genannt, ist in der Computersprache ein Begriff, der beschreibt, wie sich ein Programm dem Anwender präsentiert, und wird deshalb im Deutschen oft mit Benutzeroberfläche oder kurz Oberfläche übersetzt. In Abbildung 1.2 ist die Oberfläche von Word dargestellt. Sicher freut es Sie zu erfahren, dass die Oberfläche aller Office-Programme mehr oder weniger gleich ist.

Auf den folgenden Seiten machen wir einen kurzen Rundgang durch die Office-Oberfläche und ich erkläre Ihnen dabei die unterschiedlichen Elemente der Oberfläche. Am besten probieren Sie alles parallel zum Rundgang gleich aus, dann wissen Sie am Ende dieser Seiten schon, was was ist.

Die Registerkarte »Datei« und Backstage

In der oberen linken Ecke des Fensters befindet sich die Registerkarte DATEI (siehe Abbildung 1.2). Wenn Sie auf die Registerkarte DATEI klicken, wird die Backstage-Ansicht geöffnet (so wird das von Microsoft bezeichnet). Wie Sie in Abbildung 1.3 sehen können, enthält die Backstage-Ansicht Befehle zum Erstellen, Speichern, Drucken und Freigeben von Dateien sowie zum Durchführen von anderen Dateiverwaltungsaufgaben. Achten Sie auf den Befehl OPTIONEN in der Backstage-Ansicht. Mit diesem Befehl können Sie das Dialogfeld OPTIONEN öffnen und der Anwendung, mit der Sie gerade arbeiten, mitteilen, wie sie arbeiten soll.

 

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Abbildung 1.2: Die Registerkarte DATEI, die Symbolleiste für den Schnellzugriff und das Menüband

 

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Abbildung 1.3: Wechseln Sie zur Backstage-Ansicht, wenn Sie Dateien verwalten, drucken und freigeben möchten.

Icon_Hand.jpgWenn Sie die Backstage-Ansicht verlassen und zum Anwendungsfenster zurückkehren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche ZURÜCK. Diese Schaltfläche befindet sich in der oberen linken Ecke der Backstage-Ansicht.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff

Ganz egal, wo Sie sich in einem Office-Programm gerade befinden, Sie sehen immer die Symbolleiste für den Schnellzugriff in der linken oberen Ecke des Fensters (siehe Abbildung 1.2). Diese Symbolleiste enthält die allerwichtigste Schaltfläche SPEICHERN, die verlässliche Schaltfläche RÜCKGÄNGIG und die praktische Schaltfläche WIEDERHOLEN (sowie die Schaltfläche TOUCH-/MAUSMODUS, falls Sie einen Touchscreen verwenden). Sie können noch mehr Schaltflächen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff unterbringen, und Sie können die Symbolleiste an eine Stelle weiter unten im Fenster verschieben. Wie Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an Ihre Wünsche anpassen können, erkläre ich Ihnen in Buch IX, Kapitel 1.

Das Menüband mit den Registerkarten

Am oberen Bildschirmrand befindet sich das Menüband, eine Ansammlung verschiedener Registerkarten (siehe Abbildung 1.3). Klicken Sie auf eine Registerkarte, um andere Befehle anzuzeigen und eine Aufgabe auszuführen. Klicken Sie beispielsweise auf die Registerkarte START, um Text zu formatieren, oder klicken Sie auf EINFÜGEN, wenn Sie eine Tabelle oder ein Diagramm einfügen möchten. Jede Registerkarte enthält andere Schaltflächen, Menüs und Kataloge.

Kontextbezogene Registerkarten

Damit das Menüband nicht zu überladen wird, hat es Microsoft so eingerichtet, dass einige Registerkarten nur im Kontext erscheinen, das heißt, sie werden nur angezeigt, wenn Sie etwas eingefügt oder auf etwas geklickt haben. Diese Registerkarten werden als kontextbezogene Registerkarten bezeichnet.

In Abbildung 1.4 habe ich zum Beispiel eine Tabelle eingefügt und daher erscheinen nun die beiden kontextbezogenen Registerkarten ENTWURF und LAYOUT im Menüband unter der Überschrift TABELLENTOOLS. Diese kontextbezogenen Registerkarten enthalten Befehle zum Entwerfen und Layouten von Tabellen. Die Idee hinter kontextbezogenen Registerkarten ist, dass Ihnen auf diese Weise Befehle nur dann angezeigt werden sollen, wenn Sie sie für die Erfüllung der aktuellen Aufgabe gerade benötigen.

Icon_Hand.jpgWenn Sie eine bestimmte Registerkarte nicht finden können, handelt es sich vermutlich um eine kontextbezogene Registerkarte. Damit bestimmte Registerkarten im Menüband angezeigt werden, müssen Sie ein Element einfügen oder auswählen. Kontextbezogene Registerkarten werden auf der rechten Seite des Menübands angezeigt und erhalten immer eine Überschrift, die das Wort Tools im Namen hat.

 

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Abbildung 1.4: Nachdem Sie ein Element eingefügt oder ausgewählt haben, erscheint im Menüband eine kontextsensitive Registerkarte.

Struktur und Aufbau von Registerkarten

Registerkarten unterscheiden sich hinsichtlich der Befehle, die sie enthalten. Gemeinsam ist ihnen jedoch, dass diese Befehle ähnlich angeordnet und strukturiert sind. Die Befehle auf jeder Registerkarte sind in Gruppen zusammengefasst. Auf jeder Registerkarte gibt es Gruppenschaltflächen, Schaltflächen und Kataloge. Gruppenschaltflächen, Schaltflächen, Kataloge – was soll das sein?

Gruppen und Gruppenschaltflächen

Die Befehle auf jeder Registerkarte sind in Gruppen zusammengefasst. Die Namen dieser Gruppen werden auf den Registerkarten unter den Schaltflächen und Katalogen angezeigt. In Excel enthält die Registerkarte START beispielsweise die Gruppen ZWISCHENABLAGE, SCHRIFTART, AUSRICHTUNG und ZAHL (siehe Abbildung 1.5).

Gruppennamen sagen Ihnen, wozu die Schaltflächen und Kataloge in einer Gruppe verwendet werden. In Excel beispielsweise dienen die Befehle der Gruppe SCHRIFTART auf der Registerkarte START zum Formatieren von Text. Lesen Sie die Gruppennamen, um schnell eine Idee zu bekommen, wozu die Befehle einer Gruppe gedacht sind.

 

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Abbildung 1.5: Jede Registerkarte ist in Gruppen gegliedert. Einige Gruppen verfügen über Gruppenschaltflächen.

Icon_Hand.jpgManche Gruppen haben eine Gruppenschaltfläche, die auf Klick ein Dialogfeld oder einen Aufgabenbereich öffnet. (Microsoft nennt diese kleinen Kästchen offiziell »Startprogramme für Dialogfelder«, aber wir sind ja alle schon erwachsen, nicht wahr?) Gruppenschaltflächen befinden sich rechts vom Gruppennamen. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Gruppenschaltfläche zeigen, wird ein Hilfefenster eingeblendet, das eine Beschreibung des Dialogfelds oder Aufgabenbereichs enthält, die auf Klick geöffnet werden (siehe Abbildung 1.5).

Schaltflächen und Kataloge

Auf jeder Registerkarte finden Sie Schaltflächen in allen Größen und Formen. Wichtig ist nicht die Größe oder Form einer Schaltfläche, wichtig ist allein, ob darauf ein Pfeil zu sehen ist, der nach unten zeigt. Wenn Sie auf eine Schaltfläche mit einem Pfeil klicken, wird eine Dropdownliste mit verschiedenen Optionen zur Auswahl angezeigt.

Icon_Tipp.jpgSie können herausfinden, was ein Klick auf eine Schaltfläche bewirkt, indem Sie mit dem Mauszeiger auf die betreffende Schaltfläche zeigen. Nach einem kurzen Moment wird in einem Fenster eine Beschreibung der Funktion eingeblendet.

Einige Registerkarten verfügen über integrierte Kataloge. Ein Katalog präsentiert Ihnen anschaulich die Optionen zum Verändern eines Elements. Das Element auf Ihrer Seite – sei es eine Tabelle, ein Diagramm oder beispielsweise eine SmartArt-Grafik – ändert seine Erscheinungsform, während Sie den Mauszeiger über die verschiedenen Katalogoptionen bewegen. In Katalogen können Sie unterschiedliche Optionen in einer Vorschau ansehen, bevor Sie sich für eine der Varianten entscheiden.

Minisymbolleisten und Kontextmenüs

Eine Minisymbolleiste ist eine Symbolleiste, die von selbst auf dem Bildschirm erscheint, um Sie bei einer Aufgabe zu unterstützen (siehe Abbildung 1.6). Jetzt können Sie eine Option aus einer Dropdownliste auswählen oder auf der Minisymbolleiste auf eine Schaltfläche klicken, um eine Aufgabe zu erledigen. Minisymbolleisten sind sehr praktisch und ersparen es Ihnen, zum Erledigen einer Aufgabe andere Registerkarten aufzurufen.

Die Kontextmenüs, die sich mit einem Rechtsklick öffnen lassen, ähneln den Minisymbolleisten, wie Sie in Abbildung 1.6 sehen. Rechtsklick bedeutet dabei, mit der rechten Maustaste zu klicken statt – wie üblich – mit der linken. Mit einem Rechtsklick wird fast überall ein Kontextmenü aufgerufen.

 

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Abbildung 1.6: Eine Minisymbolleiste (oben) und ein Kontextmenü (unten)

Wenn Sie in Word, Excel und PowerPoint mit der rechten Maustaste auf einen Text klicken, wird eine Minisymbolleiste und ein Kontextmenü angezeigt.

Office 2016 für Tastaturliebhaber

Wer Befehle gern per Tastenkombination ausführt, wird sich freuen, dass Office Tastenkombinationen mit der [Alt]-Taste enthält. Wenn Sie die [Alt]-Taste drücken, werden über den Namen der Registerkarten Buchstaben angezeigt, die als Zugriffstasteninfos bezeichnet werden (siehe Abbildung 1.7). Drücken Sie die [Alt]-Taste und gehen Sie wie folgt vor, um Zugriffstasteninfos zu nutzen:

check.gif Zu einer Registerkarte wechseln: Drücken Sie eine Zugriffstaste, um zu einer Registerkarte zu wechseln.

check.gif Zugriffstasteninfos auf Menüelementen anzeigen: Drücken Sie die Zugriffstaste auf einer Schaltfläche oder auf einem Katalog, um Zugriffstasteninfos auf Menüelementen anzuzeigen.

 

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Abbildung 1.7: Drücken Sie die [Alt] Taste zum Anzeigen der Zugriffstasteninfos.

Ihre Dateien speichern

Wenn Sie eine neue Datei erstellen, sollten Sie sie schon bald speichern. Achten Sie auch darauf, die Datei im Laufe der Arbeit immer wieder zu speichern. Bis Sie Ihre Arbeit speichern, befindet sie sich im Arbeitsspeicher Ihres Computers, einem gefährlichen Ort. Wenn der Strom ausfällt oder Ihr Computer abstürzt, verlieren Sie Ihre gesamte Arbeit seit dem letzten Speichern. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Dateien etwa alle zehn Minuten zu speichern, sowie jedes Mal, wenn Sie einen wichtigen Arbeitsschritt abgeschlossen haben.

Auf den folgenden Seiten wird beschrieben, wie Sie eine Datei speichern, angeben, wo Dateien standardmäßig gespeichert werden sollen, und mit Dateien umgehen, die bei einem Computerabsturz automatisch gespeichert wurden.

Eine Datei speichern

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Datei zu speichern:

check.gif Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN (in der Symbolleiste für den Schnellzugriff).

check.gif Drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[S].

check.gif Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf die Option SPEICHERN.

Eine Datei zum ersten Mal speichern

Wenn Sie eine Präsentation zum ersten Mal speichern, wird das Fenster SPEICHERN UNTER angezeigt. Hier können Sie der Datei einen Namen geben und einen Ordner auswählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Geben Sie in das Textfeld DATEINAME einen aussagekräftigen Namen ein. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie einen Ordner zum Speichern Ihrer Präsentation finden, lesen Sie den Abschnitt »In den Fenstern »Speichern unter« und »Öffnen« navigieren« weiter hinten in diesem Kapitel.

AutoWiederherstellen-Informationen speichern

Um sich gegen Datenverlust durch Computerfehler oder Stromausfall zu wappnen, speichert Office Dateien automatisch alle zehn Minuten. Diese Dateien werden in einer AutoWiederherstellen-Datei gespeichert. Wenn Ihr Computer einmal abstürzt, können Sie versuchen, einen Teil der Arbeit, den Sie verloren haben, aus dieser Datei wiederherzustellen. (Lesen Sie dazu auch den Kasten »Wenn das Unheil zuschlägt«.)

Office speichert AutoWiederherstellen-Dateien alle zehn Minuten. Wenn Sie möchten, dass die Dateien häufiger oder seltener gespeichert werden, können Sie die Einstellungen für die AutoWiederherstellen-Funktion ändern. Bedenken Sie jedoch, dass die AutoWiederherstellen-Funktion den Arbeitsspeicher Ihres Computers belastet. Wenn Ihr Computer eher langsam ist, sollten Sie vielleicht das Speicherintervall vergrößern. Wenn er dagegen häufig abstürzt und Sie deshalb Datenverluste befürchten, dann lassen Sie ihn die AutoWiederherstellen-Funktion häufiger durchführen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Office mitzuteilen, wie häufig Daten in einer AutoWiederherstellen-Datei gespeichert werden sollen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf OPTIONEN.

Das Dialogfeld OPTIONEN wird angezeigt.

2. Wählen Sie die Kategorie SPEICHERN aus.

3. Geben Sie in das Feld AUTOWIEDERHERSTELLEN-INFORMATIONEN SPEICHERN ALLE einen Wert in Minuten ein.

4. Klicken Sie auf OK.

In den Fenstern »Speichern unter« und »Öffnen« navigieren

Die Fenster ÖFFNEN und SPEICHERN UNTER bieten eine Reihe unterschiedlicher Möglichkeiten, nach einer Datei zu suchen, die Sie öffnen möchten, oder nach einem Ordner zu suchen, in dem Sie eine Datei speichern möchten. In Abbildung 1.8 sind die Fenster ÖFFNEN und SPEICHERN UNTER dargestellt. Um diese Fenster zu öffnen, klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf ÖFFNEN oder SPEICHERN UNTER.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Datei zu öffnen oder zum ersten Mal zu speichern (oder um eine Datei unter einem anderen Namen oder in einem anderen Ordner zu speichern):

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI.

2. Klicken Sie auf ÖFFNEN oder SPEICHERN UNTER.

Das Fenster ÖFFNEN oder das Fenster SPEICHERN UNTER wird angezeigt (siehe Abbildung 1.8).

Icon_Hand.jpgIn der Liste ZULETZT VERWENDET werden im Fenster ÖFFNEN Dateien angezeigt, die Sie in letzter Zeit geöffnet haben. Sie können eine Datei in dieser Liste öffnen, indem Sie auf den entsprechenden Namen klicken. Wenn Sie möchten, dass Dateien, die Sie häufig verwenden, oben in dieser Liste angezeigt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche DIESES ELEMENT AN DIE LISTE ANHEFTEN. Diese Schaltfläche wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Dateinamen in der Liste zeigen.

3. Geben Sie den Ordner an, in dem sich die Datei befindet oder in dem die Datei gespeichert werden soll.

Wählen Sie die Option COMPUTER aus, um in den Ordnern auf Ihrem Computer zu suchen. In den Fenstern ÖFFNEN und SPEICHERN UNTER können Sie auch Ordner im Netzwerk oder auf OneDrive anzeigen. (Mehr über OneDrive erfahren Sie in Buch X.)

4. Geben Sie den Ordner an, in dem sich die Datei befindet oder in dem die Datei gespeichert werden soll.

Das Fenster enthält einige Verknüpfungen für die Suche nach diesem Ordner:

• Aktueller Ordner: Klicken Sie auf den Namen des Ordners, den Sie zuletzt geöffnet haben.

• Zuletzt verwendete Ordner: Klicken Sie auf den Namen eines Ordners, den Sie in letzter Zeit geöffnet haben.

• Schaltfläche DURCHSUCHEN: Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN und wählen Sie im Dialogfeld ÖFFNEN oder SPEICHERN UNTER einen Ordner aus.

Das Dialogfeld ÖFFNEN oder SPEICHERN UNTER wird angezeigt.

 

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Abbildung 1.8: Die beiden Fenster ÖFFNEN (oben) und SPEICHERN UNTER (unten) funktionieren im Wesentlichen gleich.

5. Öffnen oder speichern Sie die Datei.

Zum Schluss kommt die Stunde der Wahrheit:

• Öffnen Sie die Datei: Klicken Sie auf den Dateinamen und dann auf die Schaltfläche ÖFFNEN (oder doppelklicken Sie auf den Dateinamen).

• Speichern Sie die Datei: Geben Sie für die Datei einen aussagekräftigen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN.

Dateien öffnen und schließen

Damit Sie mit einer Datei arbeiten können, müssen Sie sie erst einmal öffnen. Und natürlich schließen Sie eine Datei, wenn Sie mit der Arbeit fertig sind und mit anderen Tätigkeiten weitermachen möchten.

Eine Datei öffnen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Datei zu öffnen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf ÖFFNEN (oder drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[O]).

Das Fenster ÖFFNEN wird angezeigt. Hier werden die Dateien aufgelistet, die Sie zuletzt geöffnet haben (und Dateien, die Sie an die Liste ZULETZT VERWENDET angeheftet haben).

2. Wenn sich der Name der Datei, die Sie öffnen möchten, in der Liste ZULETZT VERWENDET befindet, klicken Sie auf den Namen, um die Datei zu öffnen.

Wenn sich der Name nicht in der Liste befindet, fahren Sie mit Schritt 3 fort.

3. Klicken Sie auf den Speicherort (auf COMPUTER, ONEDRIVE oder auf einen Netzwerkordner), an dem sich die Datei befindet.

Klicken Sie auf COMPUTER, wenn sich die Datei auf Ihrem Computer befindet.

4. Klicken Sie auf den Ordner, in dem die Datei gespeichert ist, die Sie öffnen möchten. Wenn der Ordner im Fenster ÖFFNEN nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN und wählen Sie den Ordner im Dialogfeld ÖFFNEN aus.

Das Dialogfeld ÖFFNEN wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf die Datei.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche ÖFFNEN.

Ihre Datei wird geöffnet. Sie können zum Öffnen einer Datei auch im Dialogfeld ÖFFNEN auf den Namen der Datei doppelklicken.

Icon_Tipp.jpgAm schnellsten können Sie eine Datei öffnen, indem Sie im Datei-Explorer, also in der Windows-Anwendung zur Dateiverwaltung, auf den Dateinamen doppelklicken.

Eine Datei schließen

Eine Datei zu schließen ist sicherlich einfacher, als sie zu öffnen. Um eine Datei zu schließen, speichern Sie sie und verwenden Sie eine dieser Methoden:

check.gif Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf SCHLIESSEN. Das Programm bleibt geöffnet, es wird lediglich die Datei geschlossen.

check.gif Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN (das X) in der oberen rechten Ecke des Fensters.

check.gif Drücken Sie die Tasten [Alt]+[F4].

Dateieigenschaften lesen und speichern

Eigenschaften sind ein Mittel, um Dateien zu beschreiben. Wenn Sie zwanzig oder mehr Dateien verwalten, sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse Eigenschaften eingeben. Sie werden sich dann bei der Frage leichter tun, worum es in einer Datei geht.

Die Beschreibungen von Eigenschaften werden auf der Registerkarte DATEI im Fenster INFORMATIONEN auf der rechten Seite angezeigt (siehe Abbildung 1.9).

 

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Abbildung 1.9: Eigenschaften im Fenster INFORMATIONEN anzeigen und eingeben

Um weitere Beschreibungen einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN (im oberen Bereich der Dateibeschreibungen) und wählen Sie im Dropdownmenü den Befehl ERWEITERTE EIGENSCHAFTEN aus. Das Dialogfeld EIGENSCHAFTEN wird angezeigt. Geben Sie auf den Registerkarten ZUSAMMENFASSUNG und ANPASSEN Informationen zur Datei ein.

Sie können die Eigenschaften einer Datei ansehen, ohne die Datei zu öffnen. Klicken Sie hierzu im Windows-Explorer, im Datei-Explorer oder im Dialogfeld ÖFFNEN mit der rechten Maustaste auf den Namen einer Datei und wählen Sie die Option EIGENSCHAFTEN aus. Das Dialogfeld EIGENSCHAFTEN wird angezeigt. Auf der Registerkarte DATEIINFO finden Sie die Beschreibungen, die Sie eingegeben haben.

Dateien mit einem Kennwort schützen

Nehmen wir einmal an, Sie haben ein Dokument erstellt, das Sie einigen Kollegen zur kritischen Durchsicht geben möchten, Sie möchten aber auf keinen Fall, dass Hinz und Kunz in der Firma das Dokument lesen können. In solch einem Fall können Sie die Datei mit einem Kennwort schützen, das Sie nur denjenigen mitteilen, deren Urteil Sie schätzen und respektieren. Auf den folgenden Seiten wird beschrieben, wie Sie einer Datei ein Kennwort zuweisen, eine Datei öffnen, die mit einem Kennwort geschützt ist, und wie Sie das Kennwort von einer Datei wieder entfernen können.

Eine Datei mit einem Kennwort schützen

Folgen Sie diesen Anweisungen, um eine Datei mit einem Kennwort zu schützen, das andere wissen müssen, um die Datei öffnen zu können:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf die Option INFORMATIONEN.

2. Klicken Sie im Fenster INFORMATIONEN auf die Schaltfläche DOKUMENT SCHÜTZEN (oder ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN oder PRÄSENTATION SCHÜTZEN) und wählen Sie in der Dropdownliste die Option MIT KENNWORT VERSCHLÜSSELN aus.

Das Dialogfeld DOKUMENT VERSCHLÜSSELN wird angezeigt (siehe Abbildung 1.10).

 

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Abbildung 1.10: In diesem Dialogfeld geben Sie Kennwörter für die Datei ein.

3. Geben Sie in das Feld KENNWORT ein Kennwort ein und klicken Sie auf OK.

Wer immer die Datei nun öffnen möchte, muss das Kennwort kennen, ohne Wenn und Aber: Kein Kennwort, keine Datei und damit basta!

Icon_Warnung.jpgBei der Eingabe von Kennwörtern muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden. Daher müssen Sie darauf achten, das Kennwort in korrekter Schreibweise einzugeben. Wenn das Kennwort Valparaiso lautet (mit großem V), dann wird die Eingabe von valparaiso (mit kleinem v) als falsches Kennwort zurückgewiesen und die Datei bleibt geschlossen.

4. Geben Sie im Dialogfeld KENNWORT BESTÄTIGEN das Kennwort erneut ein.

In Abbildung 1.10 ist das Dialogfeld KENNWORT BESTÄTIGEN dargestellt.

5. Klicken Sie auf OK.

Im Fenster INFORMATIONEN wird darauf hingewiesen, dass ein Kennwort erforderlich ist, um die Datei zu öffnen.

Ein Kennwort aus einer Datei entfernen

Gehen Sie wie folgt vor, um das Kennwort von einer Datei zu entfernen:

1. Öffnen Sie die Datei, deren Kennwort Sie entfernen möchten.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf die Option INFORMATIONEN, um das Fenster INFORMATIONEN zu öffnen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche DOKUMENT SCHÜTZEN und wählen Sie die Option MIT KENNWORT VERSCHLÜSSELN aus.

Das Dialogfeld DOKUMENT VERSCHLÜSSELN wird angezeigt (siehe Abbildung 1.10).

4. Löschen Sie das Kennwort und klicken Sie auf OK.