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Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar.

Alle Rechte, insbesondere die der Übersetzung in andere Sprachen, vorbehalten. Kein Teil dieses Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form – durch Photokopie, Mikroverfilmung oder irgendein anderes Verfahren – reproduziert oder in eine von Maschinen, insbesondere von Datenverarbeitungsmaschinen, verwendbare Sprache übertragen oder übersetzt werden. Die Wiedergabe von Warenbezeichnungen, Handelsnamen oder sonstigen Kennzeichen in diesem Buch berechtigt nicht zu der Annahme, dass diese von jedermann frei benutzt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um eingetragene Warenzeichen oder sonstige gesetzlich geschützte Kennzeichen handeln, wenn sie nicht eigens als solche markiert sind.

Die digitale Präsentation ist die dominierende Vortragstechnik im wissen-schaftlich-technischen Umfeld. So, wie heute jeder Schreibtisch mit einem Computer ausgestattet ist, finden wir gegenwärtig in Besprechungsräumen und Konferenzsälen Datenprojektoren, während Dia- und Overhead-Projektor in der Ecke verstauben. Im wissenschaftlich-technischen Umfeld, aber auch im Bereich Management und Vertrieb, wird erwartet, dass perfekt ausgearbeitete Vorträge direkt aus dem Computer präsentiert werden. Große internationale Konferenzen sind auf elektronische Projektion eingestellt, oft ist sogar die Einreichung des Beitrags in digitaler Form Voraussetzung für den Zugang zum Podium. Der Computer wird auch für die inhaltliche Recherche sowie die Suche nach Illustrationsmaterial, die hauptsächlich im Internet stattfindet, eingesetzt, so dass ein Großteil des Materials in digitaler Form vorliegt – mit allen damit verbundenen Vorteilen und Risiken.

Erfahrung im Umgang mit komplexen Computerprogrammen ist Voraussetzung für eine gute Präsentation. Während Textverarbeitungsprogramme wie „Microsoft Word“ heute weitgehend Allgemeingut sind, besteht immer noch gehöriger Respekt vor Präsentationsprogrammen und Grafiksoftware. Meist wird die Software „Microsoft PowerPoint“ eingesetzt, wobei die Ergebnisse oft unbefriedigend sind. Es müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden, um dieses Programm für überzeugende wissenschaftlich-technische Präsentationen geeignet zu machen.

Der Büchermarkt hat die Entwicklung nur teilweise aufgegriffen. Die meisten Bücher zu Vortragstechnik haben ihren Ursprung im Umfeld von Rhetorik oder Kommunikationstechnik. Sie geben Hinweise zu Inhalt und Gestaltung, helfen aber wenig bei der Umsetzung am Computer. Andererseits offeriert der Buchhandel eine Anzahl von Software-Handbüchern, die sich schwerpunktmäßig auf die Handhabung der Programme konzentrieren, dafür aber Lücken bei den rhetorischen Werkzeugen aufweisen.

Dies wird nach dem heutigen Stand des Wissens und der Technik knapp und umfassend aufbereitet.

Das Buch wendet sich an die große Gruppe von Personen, die bildgestützte Vorträge elektronisch präsentieren, was bei Wissenschaftlern und Ingenieu ren aus der Forschung wie aus der Industrie zur täglichen Arbeit gehört. Auch im Management-Sektor sind diese Techniken heutzutage unverzichtbar. Studenten der Natur- und Ingenieurwissenschaften benötigen diese Kenntnisse für Seminare und Konferenzbeiträge. Diese Zielgruppe hat keine Berührungsängste zu Computer oder Internet, ist aber nicht immer mit den speziellen Anforderungen für Präsentationen vertraut. Nicht eingeschlossen in den Umfang des Buches sind die speziellen Bedürfnisse aus den Bereichen Vertrieb und Werbung.

Dieses Buch beruht auf zwei früheren Publikationen des Autors, „Fachwissen prägnant vortragen“ (Sauer-Verlag Heidelberg 1985, 2. Auflage 1990) und „Professionell präsentieren – mit und ohne Computer“ (Sauer-Verlag, Heidelberg 1998), die beide vergriffen sind. Die vorliegende Neuauflage wurde vollständig überarbeitet und trägt den schnellen Veränderungen in der Präsentationstechnik Rechnung.

Ich bedanke mich an dieser Stelle für viele Hinweise von Kollegen und Freunden, insbesondere bei Christa Feuerbacher für die sprachliche Bearbeitung sowie den Kollegen Prof. Richard Bamler, Dr. Peter Bammes, Prof. Ernst Messerschmid und Prof. Heinz Stoewer und Frau Anja Hinz für Hilfe und Unterstützung bei der Erstellung dieses Buches. Besonderer Dank gilt Frau Vera Palmer, die als kompetente Lektorin zu wesentlichen Verbesserungen bei der Neuauflage beigetragen hat.

Wenn Sie dieses Buch gelesen haben, werden Ihre Präsentationen anders aussehen als die Ihrer Kollegen. Bei der Vorbereitung werden Sie schneller zu einem Ergebnis kommen, und die Wirkung Ihrer Vorträge wird nachhaltiger sein.

Die Checklisten, Grundraster für Vorträge, Leitfäden sowie einige PowerPoint-Beispiele stehen auf der Webseite des Verlags zum Herunterladen bereit. Unter www.wiley-vch.de findet man die Webseite dieses Buchs mittels Suchfunktion. Über den Link „Zusatzmaterial“ erhält man Zugang zu den entsprechenden Dateien.

Präsentationen im Medienzeitalter

In diesem Kapitel…

wird der Leser in das vorliegende Buch so eingeführt, dass er es möglichst effizient für seine Zwecke nutzen kann. Zunächst wird die Frage beantwortet, wozu wir im Medienzeitalter überhaupt noch gesprochene Vorträge vor Publikum brauchen, wo doch vielseitige Möglichkeiten der virtuellen Kommunikation angeboten werden. Die hier behandelten Themen werden eingegrenzt, die Besonderheiten des fachlichen Vortrags dargestellt. Es zeigt sich, dass die Fachpräsentation weitgehend standardisiert ist und die Grundprinzipien dazu durchaus erlernbar sind. Am Schluss des Kapitels erfahren Sie, wie sie das Buch als Hilfe für Ihre Präsentation optimal einsetzen können und erhalten einen Leitfaden zum Schnelleinstieg für den Fall, dass Sie unmittelbar unter Zeitdruck einen Vortrag vorbereiten müssen.

Wir werden heute mit Informationen förmlich überschwemmt. Über Printmedien, Fernsehen, Radio und vor allem über die elektronischen Medien erfahren wir alles, was passiert, in kürzester Zeit – oft mehr als uns lieb ist. E-Mails überfluten den Computer oder melden sich schon bei uns über das Mobiltelefon. Das Internet hält Wissen und Pseudowissen in jeglicher erdenklichen Form auf Abruf bereit. Gewünschte oder ungewünschte Neuigkeiten erfahren wir über Blogs, Podcasts oder Chats. Brauchen wir da noch Präsentationen in klassischer Form vor Publikum? Machte es noch Sinn, eine Gruppe von Menschen zusammenzurufen, um einem einzelnen Redner für längere Zeit Gehör zu schenken? Warum reisen immer noch Leute zu Konferenzen, wenn sie sich über einen Webcast oder eine Videokonferenz von überall auf der ganzen Welt einloggen können, um einem Vortrag live zuzuhören und zuzusehen?

Solche Fragen stehen im Raum, während wir gleichzeitig beobachten, dass die Häufigkeit von Besprechungen und Präsentationen in Betrieben und Instituten ständig zunimmt. Der Konferenztourismus wächst, trotz der damit verbundenen Kosten und Umweltbelastungen. Offensichtlich ist die Vermittlung von Information nicht die einzige Triebfeder in diesem Umfeld. Es scheint ein Bedarf an Kommunikation zu bestehen, die über die reine Weitergabe von Inhalten hinausgeht. Der Mensch als Autor, Wissensträger und Persönlichkeit hat erkennbar eine unverzichtbare Rolle.

Im wissenschaftlich-technischen Bereich besteht die fachliche Kommunikation aus zwei Komponenten. Veröffentlichungen, insbesondere die in referierten Fachzeitschriften, sind nach wie vor die Basis, nach der ein Wissenschaftler und seine Arbeit eingeschätzt werden. Daneben ist die Präsenz auf internationalen Konferenzen, Symposien oder Workshops für einen aktiven Wissenschaftler unverzichtbar. Hier werden persönliche Kontakte geknüpft, aktuellste Ergebnisse weitergegeben, nicht veröffentlichte oder nicht veröffentlichbare Hintergrundinformationen ausgetauscht und nicht zuletzt die Hackordnung in der fachlichen Kommunität festgelegt.

Beispiel: Die hochrenommierten Gordon-Konferenzen finden alljährlich in den Sommerferien statt. Die Unterbringung in abgelegenen New England Colleges ist spartanisch, dennoch sind die Veranstaltungen begehrt, da sie nur auf Einladung zugänglich sind. Hier werden Studenten und angesehene Wissenschaftler aus verschiedenen Disziplinen zusammengeführt. Das Programm sieht Vorträge am Morgen und abends vor, die Nachmittage sind – undenkbar in Deutschland – frei. Da Wissenschaftler untereinander sowieso hauptsächlich über ihre Wissenschaft reden, ist das keineswegs unproduktiv, sondern führt, im Gegenteil, zu neuen Impulsen und engen Kontakten, die weit über das Fachliche hinausgehen. So entstehen wissenschaftliche „Seilschaften“, die auch über Landesgrenzen hinweg auf informelle Weise eng zusammenarbeiten. Ich selbst habe auf Gordon-Konferenzen Freundschaften fürs Leben geschlossen, die mir, so ganz nebenbei, auch wissen-schaftlich enorm weiter geholfen haben.

Sind Wissenschaftler oder Ingenieure erst einmal zu einer Konferenz angereist, so nehmen sie sich meist auch Zeit für Vorträge am Rande ihres Interessengebiets. Man ist bereit, sich ganz in die Wissenschaft zu vertiefen. Das ist die Chance für den Vortragenden, seine Botschaft auch einem sonst nicht erreichbaren Zuhörerkreis zu übermitteln. Er hat zusätzlich die Möglichkeit, in der Diskussion nach dem Vortrag oder in zwanglosen Gesprächen in der Lobby fachliche Rückmeldungen zu erhalten, die seiner eigenen Arbeit neue Impulse geben.

Anlässe für Vorträge gibt es zahlreiche: Neben Konferenzen sind dies im akademischen Umfeld Vorlesungen, Seminare und Kolloquien, Berichte bei der Antragstellung oder im Rahmen einer Evaluation. Im Betrieb gehören dazu Firmenpräsentationen, Projektberichte, Präsentationen vor Entscheidungsgremien oder Kunden. Es gibt keinen Königsweg für das richtige Vorgehen bei allen Anlässen, eine sorgfältige Analyse der Ziele und Zuhörer ist in jedem Fall notwendig. Danach werden Inhalt und Form der Präsentation auf die Zielgruppe optimiert.

1.1. Die neue Rolle des Computers

Seit vielen Jahren schon ist ein Arbeitsplatz ohne Computer nicht mehr denkbar. Kaum einen Brief wird noch mit der Hand geschrieben. Aber es gibt auch kaum eine Präsentation, die nicht elektronisch erstellt wird. Der Computer ist das zentrale, integrierende Element einer umfangreichen Wertschöpfungskette der Vortragstechnik. Er dient zunächst dazu, Inhalte zu recherchieren, zu ordnen und zu archivieren. Hierbei erweist sich das Internet als nie versiegende Informationsquelle. Die eigenen Daten aus experimenteller oder theoretischer Arbeit bewahrt der Wissenschaftler in seinem Rechner auf, wo er sie in Form aussagekräftiger Kurven oder Diagramme aufarbeitet. Fotografien werden heute in digitaler Form auf der Festplatte gespeichert. Aus all diesen Elementen wird dann der Vortrag gestaltet und dem Publikum über den digitalen Datenprojektor direkt aus dem Computer präsentiert.

Abb. 1: Der Computer übernimmt eine zentrale Rolle bei der digitalen Präsentation. Hier werden die Inhalte gesammelt und aufbereitet, der Vortrag ausgearbeitet und schließlich über den Datenprojektor präsentiert.

1.2. Überzeugen statt überreden

Eine wissenschaftliche Arbeit hat Erfolg gezeigt und ein wichtiges, neues Resultat liegt vor. Es hat viel Einsatz gekostet, aber es war die Mühe wert. Jetzt kommt es darauf an, diesen Erfolg an den Mann zu bringen: Andere müssen davon überzeugt werden, dass das Ergebnis hervorragend ist, dass es Anerkennung verdient, dass es gefördert werden muss.

Das ist die typische Situation, in der eine Präsentation vorbereitet wird. Einige Beispiele sind:

Für die Präsentationen, die in dem vorliegenden Buch behandelt werden, ist kennzeichnend, dass es sich um ein fachliches Thema handelt, und dass das Publikum, dem vorgetragen wird, größtenteils fachkundig ist. Normalerweise ist es notwendig oder aber zumindest möglich, wichtige Teile des Inhalts in grafischer Form darzustellen.

Charakteristika: Fachliches Thema, Inhalte grafisch darstellbar, Publikum fachkundig

Gleich zu Beginn soll auch deutlich werden, welche Art von Vorträgen hier nicht angesprochen sind. Das sind alle diejenigen, bei denen der Schwerpunkt liegt auf

Jede gute Präsentation, und sei sie noch so fachlich orientiert, wird aber immer auch einen kleinen Anteil aus diesen drei Elementen enthalten.

1.3. Fachliche Präsentationen sind erlernbar

Die verbreitete Annahme, bei Fachvorträgen käme es nur auf den Inhalt an, während die Form nebensächlich sei, ist grundsätzlich falsch.

Beispiel: Mir ist dies auf einprägsame Weise demonstriert worden. Auf einer internationalen Tagung wurden Ergebnisse von Experimenten vorgetragen, die während eines Weltraumflugs durchgeführt worden waren. Zufällig kamen in einer Fachsitzung mehrere Vorträge zusammen, die zwar über interessante Ergebnisse berichten konnten, aber erschreckend schlecht vorbereitet waren. Teilweise hatten die Sprecher nach Ablauf der vorgegebenen Redezeit mit Mühe das Ende ihrer Einleitung erreicht. Der letzte Vortragende dieser Sitzung konnte auf Grund unglücklicher Umstände während des Raumflugs keine Ergebnisse vorweisen. Er hielt jedoch einen exzellent vorbereiteten Vortrag, in dem er auf die Ziele seines Experiments einging, auf die Gründe für das Fehlschlagen und auf die wissenschaftlichen Erkenntnisse, die man aus diesen Fehlschlägen ziehen konnte. Nach der Sitzung überwog bei dem durchweg fachkundigen Publikum die Meinung, der letzte Vortrag habe eindeutig „am meisten gebracht“.

In den angelsächsischen Ländern wird die Vortragstechnik oft bereits in der Schule, spätestens aber an der Universität gelehrt und praktiziert. In Deutschland sind (von einigen lobenswerten Ausnahmen abgesehen) höchstens einige wenige Vorträge in Pflichtseminaren zu absolvieren, in denen meist viel Wert auf den Inhalt, aber wenig auf die Form der Präsentation gelegt wird. Entsprechend trostlos ist oft das Ergebnis, besonders wenn Vortragende auf einer internationalen Tagung zusätzlich noch durch das Handicap der Fremdsprache belastet sind.

Wer versucht, sich auf dem Gebiet der Präsentationstechnik autodidaktisch weiterzubilden, stößt schnell auf Schwierigkeiten. Auf dem Fachbuchmarkt findet sich eine beachtliche Auswahl von Rhetorik-Büchern, die dem Leser Unterstützung auf dem Weg zum perfekten Redner versprechen. Leider sind die meisten dieser Anleitungen aber für völlig andere Anwenderkreise geschrieben: Die einen richten sie sich an Personen, die auf Grund ihres Berufes primär auf überzeugende Reden angewiesen sind, wie Juristen, Politiker oder Verkäufer. Andere sind für die Menschen gedacht, die sich für Vereinsreden, Tischreden oder Ähnliches um nützliche Tipps bemühen. Fachreferate gelten als unproblematisch, so dass es schwierig ist, für diesen Bereich einschlägige Literatur zu finden.

In der Tat: Fachpräsentationen sind unproblematisch. Die Erwartungen des Publikums an die rhetorischen Fähigkeiten des Redners sind von vornherein nicht allzu hoch. Die Form der Darstellung ist, wie auch bei wissenschaftlich-technischen Veröffentlichungen, weitgehend standardisiert, so dass nur einige wenige Regeln beachtet werden müssen, die leicht erlernbar sind.

Aus diesen Gründen bin ich zu der Überzeugung gelangt, dass die wesentlichen Voraussetzungen für eine gute wissenschaftlich-technische Fachprä-sentation durchaus erlernbar sind und dass mit relativ geringem Aufwand deutliche Verbesserungen der eigenen Vorträge erzielt werden können. Das vorliegende Buch stellt die dazu erforderlichen Werkzeuge, Regeln und Vorgehensweisen in übersichtlicher Weise zusammen. Natürlich kann man einen zurückhaltenden Wissenschaftler nicht in einen charismatischen Spitzenredner verwandeln. Aber mit Hilfe dieses Buches, ausreichender Selbstkritik und ein wenig Übung sollten Sie in der Lage sein, Ihre fachliche Botschaft effizient und mit einer positiven Resonanz an Ihre Zuhörer zu vermitteln.

1.4. Dieses Buch optimal nutzen

Das vorliegende Buch versucht, in einer logischen und nachvollziehbaren Weise den Leser in die Vortragstechnik einzuführen. Zunächst wird das notwendige Handwerkszeug und Hintergrundwissen vermittelt, das für einen guten Vortrag Voraussetzung ist. Danach wird gezeigt, wie ein Vortrag vorbereitet wird. Die eigentliche Erstellung einer elektronischen Präsentation mit PowerPoint wird in Kapitel 6 (Seite 59) beschrieben. Dort wird auch dargestellt, wie man den Folienaufbau und den Übergang zwischen Folien durch Animationsfunktionen handhabt. Das Einbringen von Multimedia-Elementen in eine Präsentation wird dort ebenfalls beschrieben.

Ist die PowerPoint-Datei erstellt, so sind die Vorbereitungen noch nicht abgeschlossen. Kapitel 7 (ab Seite 90) fasst zusammen, was vor dem Vortrag noch zu beachten ist. Im folgenden Kapitel ist dargestellt, was der Sprecher tun und wissen muss, wenn er auf dem Podium steht. Ein wichtiger Teil eines wissenschaftlich-technischen Vortrags ist die anschließende Diskussion. Mit den Hintergrundinformationen des Kapitels 9 (Seite 127) sind Sie in der Lage, auch dort, wo Sie keinen direkten Einfluss auf den Verlauf haben, alle Situationen souverän zu meistern. Werden Sie zum Vorsitz einer Fachsit zung eines Kongresses berufen, so erfahren Sie im letzten Kapitel alles, was Sie hierzu wissen müssen.

Aber wenn man sich erst einmal verpflichtet hat, eine Präsentation zu halten, dann ist die Zeit immer knapp. In diesem Fall schlage ich vor, im Kapitel 5 (Seite 45) zu beginnen und direkt in die Vortragsvorbereitung einzusteigen. Erstellen Sie Ihre Präsentation mit Kapitel 6 und lesen Sie noch Kapitel 7, bevor Sie auf das Podium gerufen werden.

Am Rand des Textes sind Marginalbemerkungen eingefügt, die Sie schnell zu den für Sie wichtigen Punkten führen. Sie finden dort auch Symbole, die auf Tipps, Zusammenfassungen, Beispiele und besonders wichtige Punkte aufmerksam machen. So erhalten Sie ohne Zeitverlust die Information, die Sie benötigen.

Noch einmal in Kürze

Im wissenschaftlich-technischen Bereich besteht die fachliche Kommunikation aus zwei Komponenten. Das eine sind Veröffentlichungen, insbesondere in referierten Fachzeitschriften; das andere ist die Präsenz auf internationalen Tagungen und die mündliche Präsentation von Arbeitsergebnissen.
Bei einer Präsentation oder einem Vortrag handelt es sich um die Darstellung fachlicher Ergebnisse. Das Publikum ist in der Regel fachkundig.
Fachpräsentationen sind in der Form der Darstellung weitgehend standardisiert.

Rhetorisches Handwerkszeug

In diesem Kapitel…

geht es um Hintergrundwissen und Hilfsmittel für einen Vortrag. Den meisten Menschen fällt es schwer, vor einem größeren Publikum aufzutreten und zu sprechen. Nur wenn man die Ursachen dieses Problems erkannt hat, lässt es sich auch überwinden. Gerade für Wissenschaftler, die gewohnt sind, ihre Ergebnisse schriftlich zu publizieren, ist es wichtig, die Unterschiede zur mündlichen Präsentation zu verstehen. Einige Grundsätze aus der Wissenschaft der Rhetorik sind hilfreich, um die eigenen Gedanken zu ordnen und um die Argumente zu strukturieren. Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über das, was Sie im weiteren Umfeld eines Vortrags an Hilfsmitteln und Kenntnissen benötigen.

2.1. Problembereiche erkennen und vermeiden

Die Aufforderung, öffentlich zu sprechen, wird zwar meistens als Ehre, fast stets jedoch auch als Belastung empfunden. Diese ist besonders ausgeprägt, wenn man unvorbereitet zu einem Redebeitrag aufgefordert wird.

Beispiel: Peter Kenny (Referenz 9) zitiert in diesem Zusammenhang einen alten Lehrer, der zu sagen pflegte: „Das menschliche Gehirn ist eine wundervolle Sache. Es arbeitet bereits vor der Geburt, funktioniert im Wachen und Schlafen bis zum Tode. Es hört nur dann auf zu arbeiten, wenn man gebeten wird, aufzustehen und ein paar Worte zu sagen!“

Aber auch wenn man rechtzeitig Bescheid weiß, sind nicht alle Schwierigkeiten beseitigt. Die kleineren und größeren Probleme, die der Redner bei der Vorbereitung seines Referates auf sich zukommen sieht, sind sehr verschiedener Natur. Aus eigener Erfahrung oder aus Diskussionen mit Kollegen habe ich versucht, die speziellen Hindernisse zu verstehen, die Vortragsrednern das Leben häufig schwer machen. Einige, die mir besonders wichtig erschienen, habe ich im Folgenden aufgeführt, zusammen mit Hinweisen, in welchen Kapiteln Lösungswege besprochen werden.

Die Zeit ist immer zu kurz

Bei der Vorbereitung eines Referats werden die meisten Redner von Zweifeln geplagt, ob sie auch genügend profunde Inhalte zu bieten haben. Die Angst, vor dem Ende der zugewiesenen Sprechzeit fertig zu sein und dann so dazustehen, als hätte man wenig zu mitzuteilen, führt dazu, dass fast jeder Vortrag mit Stoff überfrachtet wird. Hier liegt die Lösung in der Beschränkung. Auf den Seiten 57 wird gezeigt, wie man die Sprechzeit eines Vortrags abschätzen und sein Materialvolumen exakt auf die vorgegebene Redezeit abstimmen kann.

Lampenfieber ist unvermeidlich

Mit diesem Problem hat praktisch jeder zu kämpfen, selbst nach vielen erfolgreichen Vorträgen. Die Sicherheit, den Vortrag auf optimale Weise vorbereitet zu haben, hilft sehr. Das Beste ist, man lernt nicht nur, mit dem Lampenfieber zu leben, sondern das Unvermeidliche zum eigenen Vorteil zu nutzen. Siehe hierzu Seite 102.

Marotten können irritieren

Wie oft schon hat man es ertragen müssen, dieses verzögernde „äh“ nach jedem zweiten Wort. Wie oft hat man sich geärgert über unsinnige Floskeln („Ich würde sagen...“) oder irritierendes Herumtigern oder Tänzeln des Vortragenden auf dem Podium. Die wenigsten sind in der Lage, solche Angewohnheiten bei sich selbst zu bemerken. Nur ein guter Freund oder ein Kollege kann uns darauf aufmerksam machen. Auch der wird das erst tun, wenn man ihn ausdrücklich darum bittet. Das richtige Verhalten während des Vortrags wird in Kapitel 8 (Seite 105) besprochen.

Aussagekräftige Grafik will gelernt sein

Vielen Wissenschaftlern und Ingenieuren fällt es schwer, grafische Darstellungen so anzufertigen, dass die enthaltene Information schnell erkannt wird und die Schlussfolgerungen offensichtlich sind. Das gilt besonders für die Visualisierung logischer Zusammenhänge. Daher ist es notwendig, sich bei wichtigen Punkten sorgfältig zu überlegen, wie der Gedankengang grafisch illustriert werden kann. Die modernen Hilfsmittel der Computergrafik können dabei sehr hilfreich sein. Hinweise dazu auf den Seiten 29 und 64.

Beispiel: Die Anwendung von Grafik in einer Präsentation ist Abb. 2 dargestellt. Zum Vergleich wird derselbe Inhalt einmal als rein schriftliche Aussage in einer typischen PowerPoint-Folie, einmal als illustrierte Darstellung gezeigt. Theoretische Modelle lassen sich anhand kleiner Skizzen leichter erklären. Das Diagramm des gemessenen Diffusionskoeffizienten macht die mathematische Aussage sehr viel deutlicher als der – gezwungenermaßen kurze – Text.

Angst vor der Diskussion

Oft beobachtet man, dass gerade jüngere Vortragende bewusst die vorgegebene Sprechzeit überschreiten, um eine Diskussion abzukürzen oder sogar ganz zu vermeiden. Aber gerade die Diskussion am Ende eines Fachreferats ist ein wichtiger Bestandteil der Überzeugungsarbeit. Sie gehört zu jeder wissenschaftlich-technischen Präsentation und wird auch für den Sprecher eine Bereicherung mit sich bringen. Hinweise zu diesem Thema finden sich in Kapitel 9.

Abb. 2: Derselbe Inhalt wird einmal auf einer reinen Textfolie dargestellt (oben) und danach auf einer Folie, in der Text und Grafik kombiniert sind.

2.2. Rede- und Schreibstil sind verschieden

Der Autor oder Redner, ob er nun einen Artikel für eine Fachzeitschrift schreibt oder einen Vortrag auf einer Konferenz hält, übermittelt in beiden Fällen wissenschaftlich-technische Informationen an ein Fachpublikum. Die Unterschiede in der Form der Informationsweitergabe sind jedoch erheblich, was hauptsächlich dadurch bedingt ist, dass der Vortrag ein zeitlich vorübergehendes (transientes) Ereignis ist, während eine schriftliche Veröffentlichung permanent vorliegt.

Aus Sicht des Publikums besteht der Unterschied vor allem darin, dass bei einem Vortrag kein Verweilen oder Wiederholen möglich ist. Schwierige Passagen können nicht langsam durchgearbeitet werden. Der Sprecher bestimmt das Tempo. Während beim Lesen eines Aufsatzes die Möglichkeit besteht, Definitionen, Abkürzungen oder Zitate nachzuschlagen, lässt ein Vortrag dies einfach nicht zu. Ebenso wenig können andere Arbeiten zum Vergleich herangezogen werden. Dem steht gegenüber, dass der Zuhörer den Sprecher persönlich erlebt und sich – anders als beim Lesen eines Fachartikels – eine Meinung von der Persönlichkeit und der Autorität des Autors machen kann.

Betrachten wir das Ganze aus der Sicht des Vortragenden. Wenn er nicht ablesen will, und das sollte er wirklich nicht, steht er vor dem Problem, dass er seine Formulierungen nicht wortwörtlich vorbereiten und ausfeilen kann, sondern die Sätze spontan bilden muss. Auch muss er die Basis seiner Argumentation vollständig selbst aufbauen, ohne auf andere Arbeiten verweisen zu können. Noch dazu soll er immer auf der Hut sein, dass er die Aufmerksamkeit seiner Zuhörerschaft nicht verliert, indem er sie über- oder unterfordert. Dabei hat er auch Vorteile gegenüber dem Verfasser eines Zeitschriftenartikels. Er kann die Empfänger seiner Botschaft beobachten und seinen Vortrag an ihre Reaktion anpassen. Er hat viel mehr Möglichkeiten der audiovisuellen Unterstützung, zum Beispiel durch Filme, Demonstrationsobjekte oder Töne.

Anhand dieser Kriterien lässt sich eine Anzahl von Regeln ableiten, wie sich das gesprochene vom geschriebenen Wort unterscheiden soll. Die wichtigsten Regeln sind:

Kürzere Sätze

Sowohl für den Zuhörer als auch für den Sprecher ist es schwierig, komplizierten Schachtelsätzen gedanklich zu folgen. Deshalb müssen die Sätze kurz und geradlinig formuliert werden. Während die durchschnittliche Satzlänge in deutscher Prosa etwa 20 Worte beträgt, sollte sie in einer Rede 12 bis 15 Wörter nicht überschreiten.

Mehr Verben

Wer in Deutschland Wichtiges sagen will, neigt oft dazu, sich umständlich auszudrücken. Aus der Kanzleisprache oder dem Juristendeutsch wird der Hang zum Substantivismus übernommen. Das sollten wir unbedingt vermeiden. Der Vortrag wird dadurch unpersönlich und pompös. Als erste Regel meide man Wörter mit der Endung „-ung“.